Courriels d'inscription expliqués

Courriels d'inscription expliqués

Le système GOALLINE enverra des notifications automatiques par courriel dans le cadre des processus d'inscription individuelle ou d'équipe. Cet article présentera les courriels qui seront envoyés une fois le processus d'inscription terminé.

Inscription individuelle

L'inscription individuelle comprend toutes les inscriptions d'une personne spécifique (pas d'une équipe) en tant que joueur, entraîneur, officiel, inscrit ou bénévole. Lorsque le processus sera terminé, quel que soit le mode de paiement, un courriel de confirmation du système GOALLINE sera envoyé.

Courriel de confirmation individuelle

Que fait-il?
Confirme que l'inscription a été correctement envoyée et est prête à être examinée par l'organisme.

Que dit-il?
Les courriels de confirmation d'inscription individuelle sont configurés par l'organisme proposant le formulaire. Il est recommandé que ces courriels comprennent un reçu (ou un montant dû en cas d'options de paiement hors ligne), des codes d'accès (utilisés pour des inscriptions futures ou pour accéder à un compte d'inscription personnel) et toute autre information spécifique sur le programme qui a été fournie par l'organisme.

Comment est-il activé ou désactivé?
Les formulaires d'inscription individuelle doivent inclure un courriel de confirmation pour être publiés.

Quand le courriel est-il envoyé?
Dès que l'on a cliqué sur le bouton de confirmation/envoi final.

Inscription de l'équipe

Les formulaires d'inscription d'équipe ont été conçus pour inscrire une équipe (au moins le nom de l'équipe et au moins un contact de l'équipe) à une ligue/division. Ces derniers sont souvent utilisés pour les ligues pour que des équipes s'inscrivent et paient les frais d'équipe, ou pour les tournois afin que les équipes s'inscrivent pour participer à un tournoi. Lorsque le processus d'inscription sera terminé, un ensemble de courriels sera envoyé en fonction de la manière dont l'organisme a configuré son formulaire d'inscription.

Courriel de confirmation de l'équipe

Que fait-il?
Confirme que l'inscription a été correctement envoyée et est prête à être examinée par l'organisme.

Que dit-il?
Les courriels de confirmation d'inscription d'équipe sont configurés par l'organisme proposant le formulaire. Il est recommandé que ces courriels comprennent un reçu (ou un montant dû en cas d'options de paiement hors ligne) et toute autre information spécifique sur le programme qui a été fournie par l'organisme.

Comment est-il activé ou désactivé?
Les formulaires d'inscription d'équipe doivent inclure un courriel de confirmation pour être publiés. Si le formulaire d'inscription d'équipe est configuré pour autoriser des paiements en ligne ET que l'organisme a choisi d'accepter automatiquement les inscriptions d'équipe lorsque le paiement (le cas échéant) a été effectué en ligne, le courriel de confirmation ne sera pas envoyé (le courriel d'acceptation décrit ci-dessous sera envoyé).

Quand le courriel est-il envoyé?
Dès que l'on a cliqué sur le bouton de confirmation/envoi final.

Courriel d'acceptation de l'équipe

Que fait-il?
Une fois que l'organisme a passé en revue les équipes inscrits pour sa ligue, son tournoi ou son événement, il peut Accepter les équipes. Lorsqu'une équipe est acceptée, le courriel d'acceptation est envoyé. Même si le contenu de ce courriel est personnalisable, il comprend généralement des renseignements sur l'événement ou peut simplement indiquer que « Votre équipe a été acceptée ».

Que dit-il?
Les courriels d'acceptation d'inscription d'équipe sont configurés par l'organisme proposant le formulaire. Il est recommandé que ces courriels comprennent un reçu (ou un montant dû en cas d'options de paiement hors ligne) et toute autre information spécifique sur le programme qui a été fournie par l'organisme. Il convient de noter que l'équipe est officiellement acceptée dans le cadre de la ligue/du tournoi auquel/à laquelle elle est inscrite.

Comment est-il activé ou désactivé?
Il n'est pas nécessaire de configurer un courriel d'acceptation. Si le courriel n'a pas été configuré, il ne sera pas envoyé.

Quand le courriel est-il envoyé?
Dès que l'équipe a été acceptée.

Courriel personnel

Que fait-il?
Informe les adhérents (joueurs et entraîneurs) qui ont été inscrits dans l'équipe au sein de la liste de l'équipe.

Que dit-il?
Un modèle de renseignements de base concernant les renseignements relatifs à l'équipe et le contact de l'équipe qui a inscrit l'adhérent sera envoyé. L'organisme proposant le formulaire a la possibilité d'inclure des renseignements supplémentaires.

Comment est-il activé ou désactivé?
Il s'agit d'un courriel automatique qui n'a pas besoin d'être configuré. Ce courriel ne peut pas être désactivé.

Quand le courriel est-il envoyé?
Dès que l'équipe a été acceptée.

Courriel de blocage de liste

Que fait-il?
Indique au personnel entraîneur d'une équipe que le délai de blocage de liste est imminent. Après la date de blocage de liste, les listes ne peuvent plus être modifiées sans l'implication des administrateurs.

Que dit-il?
Le courriel comprend le nom de l'équipe et le programme auquel elle est inscrite, et indique que les listes doivent être mises à jour à la date spécifiée.

Comment est-il activé ou désactivé?
Chaque formulaire d'inscription d'équipe peut avoir un délai de blocage de liste différent. Cela est configuré au niveau des formulaires. Si aucune date n'est entrée, aucun courriel ne sera envoyé. Il est également possible pour l'organisme d'avoir une date de blocage de liste sans désactiver le courriel.

Quand le courriel est-il envoyé?
En cas d'activation, le premier courriel sera envoyé 3 jours avant la date de blocage de liste. Le deuxième sera envoyé 24 heures avant la date de blocage de liste.

Toute inscription avec des paiements en ligne et/ou des dates d'échéance

Tout formulaire d'inscription (d'équipe ou individuelle) peut proposer des modes de paiement en ligne ou hors ligne (ou les deux). Les paiements peuvent être configurés avec des dates d'échéance, par exemple un paiement hors ligne avec une date d'échéance du 30 janvier, ou des plans de paiement avec plusieurs paiements à venir qui doivent être traités ou dus à des dates spécifiques.

Courriel de paiement à venir

Que fait-il?
Informe l'inscrit que le paiement associé à son inscription va être dû. Cela s'applique uniquement aux paiements ayant une date d'échéance imminente qui sont en état d'impayés ou partiellement payés.

Que dit-il?

Comment est-il activé ou désactivé?
L'organisme peut choisir de désactiver les notifications de paiement imminent en communiquant avec l'équipe de soutien de GOALLINE.

Quand le courriel est-il envoyé?
Sept jours avant la date d'échéance du paiement.

Courriel de paiement omis

Que fait-il?
Informe l'inscrit que le paiement associé à son inscription est en souffrance. Cela s'applique uniquement aux paiements ayant une date d'échéance en souffrance qui sont en état d'impayés ou partiellement payés.

Que dit-il?

Comment est-il activé ou désactivé?
L'organisme peut choisir de désactiver les notifications de paiement omis en communiquant avec l'équipe de soutien de GOALLINE.

Quand le courriel est-il envoyé?
Le lendemain de la date d'échéance du/des paiement(s).

Rapport d'inscription non payée

Que fait-il?
Informe le principal administrateur de l'organisme que certaines inscriptions présentent des paiements en souffrance. Cela s'applique uniquement aux paiements ayant une date d'échéance en souffrance qui sont en état d'impayés ou partiellement payés.

Que dit-il?
Un récapitulatif des inscriptions impayées, ainsi qu'une liste détaillée des personnes ayant des inscriptions impayées, sont inclus.

Comment est-il activé ou désactivé?
Lorsque des dates d'échéance sont appliquées à des programmes sur des formulaires d'inscription, ce courriel ne peut pas être désactivé.

Quand le courriel est-il envoyé?
Le lendemain de la date d'échéance du/des paiement(s).

Autre

Le système peut également envoyer des notifications par courriel aux administrateurs déclenchées par l'activité d'inscription telle que les transferts de joueurs ou de quelqu'un qui a été bloqué de l'inscription en ligne.

Courriel de transfert de joueurs

Que fait-il?
Informe plusieurs administrateurs qu'un joueur est inscrit (par des formulaires d'inscription en ligne ou par des fichiers d'importation de joueurs) dans une association différente de celle indiquée dans son enregistrement actuel.

Que dit-il?
Selon les fonctions de transfert de joueurs activées pour l'organisme, le courriel peut inclure l'organisme initial où se trouvait l'inscrit et les instructions sur l'approbation de la demande, ou cela peut être une notification indiquant qu'un inscrit qui était inscrit à l'origine dans votre organisme s'est inscrit ailleurs.

Comment est-il activé ou désactivé?
Pour activer ou désactiver les courriels de notification de transfert de joueurs, communiquez avec l'équipe de soutien de GOALLINE.

Quand le courriel est-il envoyé?
Dès que l'inscription (ou l'importation) a eu lieu.

Courriel de tentative d'inscription par une personne bloquée

Que fait-il?
Informe l'organisme qu'une personne dont le profil a « Bloquer cette personne de l'inscription en ligne » est sélectionnée.

Que dit-il?

Comment est-il activé ou désactivé?
Si un profil est défini comme bloqué à partir de l'inscription en ligne, ce courriel ne peut pas être désactivé.

Quand le courriel est-il envoyé?
Dès que la personne bloquée tente de s'inscrire.